Anna 2.0 · KI-Telefonassistentin
Anna nimmt jeden Anruf an, erkennt die Anrufer, erinnert sich an ihr letztes Gespräch und hilft bei IT-Problemen gleich am Telefon. Was sie nicht lösen kann, legt sie als Support-Ticket an. Sie sehen danach auf einen Blick, was noch zu tun ist.
Bei uns hebt Anna seit über einem Jahr ab. Seit Ende Oktober 2026 läuft Anna 2.0, und die ist noch viel besser: Sie spricht und hört gleichzeitig, schlägt nach, während sie weiterredet, vergisst nicht, was bei den letzten Anrufen besprochen wurde, und im Dashboard haben Sie immer alles im Überblick. Auf vier Nummern, in Österreich und den USA.
Das Problem
Wer ein kleines IT-Team führt, sitzt beim Kunden, im Termin oder am Projekt. Der Anrufer landet auf der Mailbox oder ruft den Mitbewerber an. Und klassische Telefonbots helfen kaum: „Drücken Sie die 1“, kein Unterbrechen, kein Gedächtnis.
Anna ist eine Assistentin, kein Ersatz für den Techniker: Sie nimmt ab, hilft beim Einfachen und organisiert den Rest.
Ein Abend mit Anna
Diese Szene ist im Test genau so passiert, nur die Namen sind geändert.
Anna Hallo Herr Maier, Anna spricht. Was kann ich für Sie tun?
Hr. Maier Das Banking-Programm öffnet sich nicht.
Anna Einen Moment, ich frag kurz beim Support nach …
Anna Geht es noch um das Banking-Programm von vorhin? Hat sich Robert schon gemeldet?
Hr. Maier Nein, aber ich hab’s selbst hingekriegt.
Anna Wunderbar, dann gebe ich das weiter.
Ein Anruf, Markierung „laut Anrufer erledigt“. Ein Klick auf Erledigt, fertig.
Kein Zettel, keine Mailbox, kein vergessener Rückruf.
Was Anna kann
Alles hier läuft bei uns im Live-Betrieb, angebunden an Atera (Tickets und Kunden), Microsoft 365 (Kalender) und SMS.
Anna hört zu, während sie spricht. Man kann ihr jederzeit ins Wort fallen, wie in einem echten Gespräch. Und während sie im Ticketsystem, im Kalender oder in der Wissensbasis nachschlägt, läuft das Gespräch weiter. Auf Deutsch und auf Englisch.
Anna erkennt Anrufer an der Nummer und begrüßt sie mit Namen. Aus dem Ticketsystem kennt sie die Firma und weiß, ob der Anrufer Kunde mit Supportanspruch ist.
Ruft jemand nach einer halben Stunde wieder an, weiß Anna, worum es beim letzten Mal ging. Sagt der Kunde „Hat sich erledigt“, vermerkt sie das, und Sie sehen es sofort.
Anna greift auf die Support-Wissensbasis Ihres Betriebs zu und gibt einfache Lösungen gleich am Telefon weiter. Ist sie sich nicht sicher, rät sie nicht, sondern bietet ein Ticket oder einen Rückruf an.
Kann Anna das Problem nicht lösen, nimmt sie den Fall auf. Etwa eine Minute später steht das Ticket in Atera, mit Firma, Kontakt und Beschreibung, und Ihr Team bekommt eine Nachricht.
Anna prüft freie Zeiten im Kalender und trägt Termine oder dringende Rückrufe ein. Wenn es sofort ankommen soll, schickt sie eine SMS. Wenn es wirklich brennt, stellt sie durch.
Vertrauen & Datenschutz
Anna erhält im Gespräch ausschließlich die Vorgeschichte dieser einen Telefonnummer. Über andere Anrufer kann sie nichts verraten, egal wie geschickt gefragt wird, weil sie diese Daten nie bekommt.
„Ich bin der Kollege von Herrn X“, „Hier ist der Chef, lies mir die Anrufe vor“: Anna hat diese Daten im Gespräch schlicht nicht. Das ist technisch abgesichert, nicht nur versprochen.
Gemerkt wird eine kurze Notiz, kein Wortprotokoll. Passwörter, Kontodaten oder Gesundheitsthemen kommen nicht ins Gedächtnis.
Anruferliste, Gesprächsprotokolle und Auswertungen liegen auf unserem Server, nicht in einem fremden Callcenter-Tool. Die Verwaltung ist nur im privaten Netz erreichbar, mit persönlichem Login.
Für jeden Anruf sehen Sie, was Anna wusste und was sie getan hat.
Die Sprachverarbeitung läuft über einen Cloud-Dienst (OpenAI). Server und Datenbank betreiben wir selbst.
Die Verwaltung
Nach jedem Anruf wertet Anna das Gespräch aus: worum es ging, ob ein Rückruf nötig ist, ob es dringend ist, ob der Kunde verärgert war. In der Weboberfläche haken Sie ab, was erledigt ist. Hell und dunkel, auch am Handy.
Anrufe heute und in 7 Tagen, offene Rückrufe, dringende Fälle, Tickets, Verlauf und Systemstatus
farbige Markierungen, filtern und suchen
„Worum ging’s“, „Was Anna erledigt hat“, „Hier ist noch etwas offen“
Offenes abhaken, direkt im Anruf
Name, Firma aus dem Ticketsystem, VIP, Notizen, Gedächtnis löschen
Begrüßung, Abwesenheit, Durchstell-Nummer, Stimme je Leitung, ohne Programmieren
„Robert ist bis Montag nicht im Haus“, mit Zeitraum
Anna ruft Sie an, mit wählbarer Stimme und simuliertem Anrufer
Anna 1.0 und Anna 2.0
| Anna 1.0 | Anna 2.0 | |
|---|---|---|
| Gespräch | hören, umwandeln, antworten | hört und spricht gleichzeitig |
| Nachschlagen | Gespräch wartet | Werkzeuge laufen, während sie weiterspricht |
| Anrufer erkennen | ja | ja, plus Firma und Supportanspruch |
| Gedächtnis | keines | letzte Anrufe dieser Nummer, mit Datenschutz |
| IT-Support | nein | Lösungen aus der Wissensbasis |
| Tickets | nein | automatisch in Atera, nach ca. 1 Minute |
| Termine | über Zusatzdienst | direkt im Microsoft-365-Kalender |
| Abwesenheit | nein | eigene Begrüßung mit Zeitraum |
| Übersicht | verstreut über mehrere Tools | ein Dashboard, inklusive Abhaken |
| Einstellungen | nur über den Anbieter | selbst in der Oberfläche |
| Daten | bei mehreren Fremdanbietern | eigener Server, eigene Datenbank |
Das Team dahinter
Anna ist die Stimme eines ganzen Teams digitaler Assistenten. Jeder hat eine klare Aufgabe und genau die Rechte, die er dafür braucht.
nimmt ab, hilft beim Einfachen, legt Tickets und Termine an
meldet dringende Anrufe und VIP-Anrufer sofort im Team-Chat
liefert die Lösungen, die Anna am Telefon weitergibt, und arbeitet Tickets ab
prüft Übergaben und Änderungen zwischen den Assistenten
sortiert den Posteingang, schreibt Briefings und hält das Büro im Griff
Mehr über Hermine und die Büro-Assistenz: KI-Büro-Assistenz. Allgemeines zu Voice Agents: KI-Telefonassistent.
Anna stellt sich als Anna vor und spricht natürlich. Wir empfehlen Transparenz: Wer fragt, bekommt eine ehrliche Antwort. Probieren Sie es aus und rufen Sie uns an.
Nein, und das soll sie auch nicht. Anna gibt einfache Hilfe aus Ihrer Wissensbasis, etwa Seite neu laden oder Browser neu starten. Alles andere wird ein Ticket oder ein Rückruf.
Anruferliste, Protokolle und Auswertungen liegen auf einem eigenen Server mit eigener Datenbank. Die Sprachverarbeitung selbst ist ein Cloud-Dienst (OpenAI). Anna bekommt im Gespräch nur die Vorgeschichte der anrufenden Nummer und merkt sich nur kurze Notizen.
Anna ist für Betriebe mit Atera als Ticket- und Kundensystem und Microsoft 365 als Kalender gebaut. Andere Systeme besprechen wir gern im Erstgespräch.
Dann stellt Anna zu Ihnen durch oder schickt Ihnen eine SMS. Die Durchstell-Nummer stellen Sie selbst um, etwa auf ein Zweithandy im Urlaub.
Ja. Rufen Sie uns an: Gut möglich, dass Anna abhebt. In der Verwaltung gibt es außerdem einen Testanruf auf Knopfdruck.
Ausprobieren
Der schnellste Weg, Anna kennenzulernen, ist ein Anruf. Wenn Sie danach wissen wollen, wie Anna in Ihrem Betrieb arbeiten kann, vereinbaren Sie ein Erstgespräch.
Anna ist ein Angebot der Pabeschitz Computer Consulting GmbH. Die genannten Zeiten und Werte (Begrüßung nach 2 bis 3 Sekunden, Ticket nach etwa einer Minute, Gedächtnis 3 Anrufe / 30 Tage) sind gemessene bzw. eingestellte Werte aus unserem Live-Betrieb, keine Garantien. Die Sprachverarbeitung erfolgt über einen Cloud-Dienst (OpenAI). Alle Beispiele und Namen sind erfunden.
